这份用来记录各有关部门围绕流动人口计划生育的管理和服务工作而开展的协商、部署以及督办等这些事项的文书杭州市上城区明德公益事业发展中心, 它就叫做流动人口计划生育联席会议记录。
在撰写这种正式文书的时候,你务必要做到那些必要的要素都要完整无缺流动人口计划生育联席会议记录, 表述也要足够清晰准确, 并且把各自的责任明确划定清楚, 以此来确保会议的决议内容是可以追溯来源的, 也是能够真正落实下去的。
记录应包含的基本要素
一份规范的联席会议记录, 其内容里必须要把下面的这些要点都涵盖进去。
会议基本信息中包含召开会议的具体时间, 还包括会议的举办地点, 同时要记录会议的主持人是谁, 以及出席的单位都有哪些, 还要列出参会人员的具体情况, 这里需要特别注明参会人员的姓名与职务。
会议议题: 明确, 此次会议将要进行讨论的核心事项。
发言要点: 需要根据每个人说话的先后顺序, 把各单位提意见的情况和给出的建议全都记下来, 要把关键的意思提炼出来, 不要原封不动地一个字一个字地照着记录。
决议事项: 对会议产生的共识进行逐一列出, 同时明确相关工作的分工安排以及最终的完成截止时间, 并且要确定负责执行的具体个人或团体主体。
在其他事项这个类别里面, 需要把那些要跟进并且还得督促办理的督办类事情写清楚, 还有下一次开会的时间到底安排在什么时候, 也得列出来。
记录人与审核签名栏。
撰写步骤
1. 会前准备需要确认会议议程, 将议题资料提前发送至各参会单位, 记录好会议基本信息。
2. 会中记录的时候, 要把各个方面的核心观点捕捉清楚, 还要注意争议焦点有哪些事情,以及最后达成的结论是什么流动人口计划生育联席会议记录, 如果里面涉及到了数据或者政策依据这些内容的话, 必须在现场立刻进行核实工作。
3. 会后整理: 按照常规的要求, 需要在规定的时间范围内赶紧把第一个版本的草稿弄好, 具体怎么归纳呢, 就是要把大家决定的事情一行一行地列出来, 还要清楚地说明到底是哪个单位负责去办, 以及必须在什么时候之前把事情做完才行。
4. 审核签发: 记录稿在经过主持人或者牵头单位负责人的审核之后, 还需要签字确认, 然后归档, 并且抄送给所有参加的单位。
关键注意事项
要是碰到了那些实实在在的人口数字的话, 你就必须要把数据的来头还有统计的时候用的规矩给说清楚, 好让往后头少出些扯皮的事情出来。
当各个参会单位之间的意见出现了不一致的情况的时候, 就应该把存在分歧的具体点以及最终达成的协调结论全部都如实地给记录下来, 不可以只是去记录那些大家达成一致的意见。
决定的事项必须有能够执行操作的能力, 要避开那些像“加强”还有“重视”之类的表达得很模糊的词, 应当具体到由某一个具体的单位在某一年的某月某日之前把事情做完。
该语言在记录的时候, 需要保持客观和中性的状态, 绝对不可以加入记录人员个人的主观评价。
归档与管理
联席会议的记录是属于流动人口计划生育管理服务里面的法定的工作痕迹。各个单位应该去建立专门的归档的制度。要按照年度还有会议期数的顺序来进行编号保存。保存的时间长度不能够少于10年。
这样才能够确保这些记录是完整的、是可以被查询到的、也是可以追溯的。如果里面涉及到个人信息的内容的话, 就必须要非常严格地按照保密的规定来管理。绝对不能够对外面的任何人泄露这些信息。。
